Vacature Event Manager (32-40 uur)

De functie in het kort

Onze leden, de pensioenfondsen van Nederland, staan aan de vooravond van de transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel. Het is een uitdagende tijd, waarin de Pensioenfederatie haar leden intensief bijstaat, onder andere met events die gericht zijn op informatieoverdracht en kennisdeling. Per jaar organiseren wij ongeveer 25 events om dit te realiseren. Jij adviseert je collega’s welk event past bij hun projectdoelen en -doelgroepen. Daarna werk je samen met hen een programma uit, stel je de uitnodiging op en ga je aan de slag met de organisatie van het event. Ook het sluiten van (raam)contracten met locaties behoort mogelijk tot je rol.

Je gaat deze rol succesvol invullen als je sterk bent in project- & stakeholdermanagement en in het bewaren van overzicht. Ook is het belangrijk dat je kennis hebt van of interesse hebt in de pensioenmaterie, en ondernemend, flexibel en stressbestendig bent.

Locatie
Den Haag

Dienstverband
32 – 40 uur

Jaren ervaring
2 - 5

Opleidingsniveau
HBO

Wat wordt je functie?
Als event manager ben je verantwoordelijk voor het programmeren, plannen, organiseren en evalueren van de circa 25 fysieke en online events die de Pensioenfederatie jaarlijks houdt. Ons grootste event is het jaarlijkse congres in oktober, dat ongeveer 300 bezoekers trekt.

Kern van jouw rol is het adviseren van je collega’s over inhoud en vorm van het event dat zij willen organiseren. Vervolgens stel je de programma's op die aansprekend zijn voor onze leden en schrijf je de uitnodiging. Voor elk event faciliteer je de dagvoorzitter/host met een door jou opgesteld inhoudelijk draaiboek.

Bij het jaarcongres coördineer je het congresteam en ben je eindverantwoordelijk voor het geheel.
Je evalueert de events en stelt bij waar nodig. Je signaleert trends op gebied van events en past die toe. Een uitdagende functie waar je in contact komt met veel verschillende mensen, in- en extern. In deze functie werk je nauw samen met het secretariaat, de programma- en projectmanagers, onze voorzitter, onze leden, sprekers en event locaties. Een deel van je rol bestaat uit uitvoerende werkzaamheden, waarbij ons secretariaat je terzijde staat.

Hoe ziet je werkweek eruit?

Opstellen van programma’s voor events in overleg met collega’s die een event willen organiseren.
Organiseren van voorbesprekingen met sprekers en dagvoorzitters; input hieruit verwerken in de programma's, uitnodigingen en inhoudelijke draaiboeken die je opstelt.
Afspraken maken over het aanleveren van sheets e.d. en zorgen dat die tijdig worden aangeleverd.
Regelen van afspraken met de event locatie over kosten, techniek, meubilair, catering en andere aspecten die nodig zijn om het event succesvol te laten verlopen.
Aanwezig zijn bij het event. Coördineren dat alles volgens plan verloopt. Actief inspringen wanneer dat niet het geval is (uitloop, of een spreker die te laat is). Bij webinars filter je de vragen van kijkers en zet je de relevante vragen door naar de host.
Evalueren van het event.

Bijhouden van onze event kalender en zorgen voor een goede spreiding van de events.
Relatiemanagement: bouwen aan duurzame relaties met een diversiteit aan stakeholders (in- en extern).

Wat breng je mee?
Het allerbelangrijkste: je organiseert graag events. Een servicegerichte achtergrond helpt je daarbij. Je staat stevig in je schoenen om te komen tot advies over de events die de Pensioenfederatie gaat organiseren, de programma-inhoud, wanneer het event plaatsvindt en in welke vorm. Je bent een goede gesprekspartner om met collega’s en met externe sprekers in gesprek te gaan over het doel, doelgroep en inhoud van een event. Je beschikt al over kennis van de pensioensector of je maakt je die snel eigen. Je werkt graag samen in een team, maar kunt ook goed zelfstandig werken. Je vindt het leuk om met veel verschillende mensen in contact te staan, je gaat pragmatisch te werk en bent oplossingsgericht.

Om succesvol van start te gaan in deze functie neem je mee:

Een hbo-diploma.
Minimaal twee tot vijf jaar relevante ervaring binnen een vergelijkbare functie, waarbij je ervaring hebt met het opstellen van event programma's.
Oog voor resultaat, werken met harde deadlines en omgaan met stressvolle situaties.
Gevoel voor verbinding: jij kunt het team waarmee je een event organiseert enthousiasmeren en inspireren om samen het beste resultaat te behalen.
Flexibiliteit: events vinden vaak ’s middags en in de vroege avond plaats waardoor je werkdagen langer zijn.
Kennis van de pensioensector en de actuele thema’s is een pre.

Wat bieden we jou?
Wij bieden een uitdagende baan in het hart van een grote en dynamische sector met de voordelen van een kleine en wendbare organisatie. Wij vragen om eigenaarschap en geven daarvoor ruime vrijheid en goede arbeidsvoorwaarden, zoals:

Aantrekkelijk salaris afhankelijk van je kennis en ervaring
Mogelijkheden om het beste uit jezelf te halen door je eigen rol vorm te geven
Riante thuiswerkvergoeding & budget om je thuiswerkplek in te richten
Ruime mogelijkheden tot hybride werken
Uitstekende pensioenregeling
Volledige OV-reiskostenvergoeding op basis van 1e klas
Informele en professionele werksfeer in een sociaal en hecht team
Flexibele mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen

Geheel overbodig willen wij toch graag het volgende benoemen: De Pensioenfederatie streeft ernaar een afspiegeling van de samenleving te zijn. We hechten veel waarde aan diversiteit en inclusie. We verwelkomen daarom graag sollicitaties van mensen met verschillende achtergronden en talenten.

Wie zijn wij?
De Pensioenfederatie behartigt de belangen van de Nederlandse pensioenfondsen, zowel in Den Haag als in Brussel. Daarbij bevordert de Pensioenfederatie samen met en namens haar leden de doorontwikkeling en uitvoering van een kwalitatief goed en betrouwbaar stelsel van tweede pijlerpensioenen in Nederland. Ook besteden wij veel aandacht aan goede deelnemerscommunicatie. De bij de Pensioenfederatie aangesloten fondsen verzorgen het pensioen voor ongeveer 90% van alle werknemers in Nederland.

Het speelveld waarin de Pensioenfederatie zich begeeft is divers en dynamisch: o.a. sociale partners, politici, media, overheid, Europa, toezichthouders en wetenschappers.

Belangrijke thema’s waar wij ons (de komende jaren) mee bezig zullen houden zijn:

De implementatie van de vernieuwing van het pensioenstelsel
Duurzaamheid
Governance van pensioenfondsen
Effectieve communicatie met deelnemers
De invloed van technologie op ons pensioen en de pensioenuitvoering

Vragen of reageren?
Voor inhoudelijke vragen over de vacature kun je contact opnemen met Roos Kuip (roos.kuip@pensioenfederatie.nl, M 06 52321308).

Enthousiast? Wij komen graag in contact! Stuur een motivatie en CV uiterlijk 26 april 2024 naar de Pensioenfederatie, t.a.v. Edith Maat (edith.maat@pensioenfederatie.nl).

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.