Alle pensioenfondsen maken gebruik van gegevens van de Basisregistratie Personen (BRP) om betrouwbare informatie en automatische signalen te krijgen over deelnemers. Denk bijvoorbeeld aan de automatische melding van een verhuizing waardoor deelnemers dat meestal niet meer aan hun pensioenfonds hoeven door te geven. Maar ook een melding bij overlijden of bij echtscheiding zorgen ervoor dat pensioenfondsen deze informatie snel kunnen verwerken. De BRP bestaat uit een deel voor ingezetenen en een deel voor niet-ingezetenen (ook wel bekend als 'RNI (Registratie Niet-Ingezetenen))'. De informatie over niet-ingezetenen is beperkter dan die over ingezetenen en er wordt continu door de SVB gewerkt aan de verbetering van de informatie van niet-ingezetenen.

Met het product Status Uitkering Arbeidsgeschiktheid (SUAG) van het UWV ontvangen pensioenfondsen maandelijks de wijzigingen in de arbeidsgeschiktheidsgegevens van pensioendeelnemers. Met behulp van SUAG kunnen pensioenfondsen met arbeidsongeschikte deelnemers (wijzigingen in) het recht op premievrijstelling beoordelen, en/of (wijzigingen in) het recht op aanvullende uitkeringen uitvoeren.

De Berichtenbox is een persoonlijke, digitale brievenbus. Hierin ontvangen personen post van organisaties zoals de Belastingdienst, RDW, SVB, UWV en de gemeente. Ook pensioenfondsen kunnen aansluiten op de Berichtenbox en hun correspondentie met deelnemers digitaliseren. Ruim 40 pensioenfondsen maken hier gebruik van. Sinds 2018 moeten pensioenfondsen voor het gebruik van de Berichtenbox betalen en de kosten zijn sindsdien toegenomen. Mede dankzij de inzet van de Pensioenfederatie zijn de kosten voor de Berichtenbox vanaf 2023 stabiel. 

Deelnemers maken gebruik van DigiD om in te loggen op mijnpensioenoverzicht.nl. Pensioenfondsen kunnen DigiD ook inzetten om deelnemers toegang te geven tot de zogenoemde ‘mijn-omgeving’ op de website van het pensioenfonds. Vanuit mijnpensioenoverzicht.nl kan de deelnemer direct doorklikken naar deze mijn-omgeving. Voordeel hiervan is dat de deelnemer minder wachtwoorden hoeft te onthouden. Sinds 2018 moeten pensioenfondsen ook betalen voor het gebruik van DigiD. Mede dankzij de Pensioenfederatie zijn de kosten voor DigiD vanaf 2023 stabiel.

Met de invoering van de Wet digitale overheid wordt het verplicht om, naast de mogelijkheid om met DigiD in te loggen, het ook mogelijk te maken om met een ander inlogmiddel in te loggen. Ook het veiligheidsniveau om in te loggen, wordt verhoogd. Het inloggen met andere Europese inlogmiddelen is geregeld in de Europese eIDAS verordening die rechtstreekse werking heeft in de Europese lidstaten. De Wet digitale overheid is op 1 juli 2023 gefaseerd in werking getreden. SIVI heeft in samenwerking met de Pensioenfederatie een servicedocument gemaakt waarmee pensioenfondsen zich kunnen voorbereiden op de invoering van de Wet digitale overheid en de eIDAS verordening.

De loonaangifteketen is het systeem waarin alle salarisgegevens van de Belastingdienst beschikbaar worden gesteld aan het UWV, en via de Polisadministratie van het UWV aan een aantal andere organisaties. Ook pensioenfondsen kunnen via het UWV de beschikking krijgen over salarisgegevens uit de Loonaangifteketen ten behoeve van de pensioenadministratie. Klik hier voor meer informatie over de Loonaangifteketen.

De Uniforme Pensioenaangifte (UPA) is een standaard voor het volautomatisch uitwisselen van salarisgegevens tussen werkgevers/administratiekantoren en pensioenfondsen. Deze standaard is in opzet gebaseerd op het loonaangiftebericht, maar kent (deels) andere elementen. Voor het overgrote deel van de pensioensector geeft UPA alle benodigde elementen voor de uitvoering van de pensioenregeling en ook de bedrijfstakeigen regelingen. Klik hier voor meer informatie over de Uniforme Pensioenaangifte.