5. Instrumentarium: Monitoring van de uitbesteding

Deelnemende Pensioenfondsen besteden veel activiteiten in de beleggingsketen uit aan Externe Dienstverleners, maar zij blijven zelf verantwoordelijk voor de implementatie van de OESO-richtlijnen en de UNGP’s in de Beleggingscategorieën. Daarom dienen zij de implementatie van het beleid betreffende de OESO-richtlijnen en de UNGP’s door Externe Dienstverleners te monitoren.

Zoals in artikel 4.1 van het Convenant (zie bij Uitbesteding) wordt opgemerkt, bestaat er een grote variëteit aan uitbestedingsrelaties, contracten en bijbehorende beïnvloedingsmogelijkheden in de pensioensector. Hier moet rekening mee worden gehouden bij de monitoring van de uitbesteding, deze dient immers aan te sluiten bij het type uitbestedingsrelatie. Wanneer uw pensioenfonds (binnen een bepaalde beleggingscategorie) een meerderheidsaandeel in een beleggingsfonds heeft, kunt u (of- indien van toepassing- uw fiduciair beheerder) met de fondsbeheerder in gesprek gaan over rapportages ten aanzien van ESG-beleid. Wanneer uw pensioenfonds (binnen een bepaalde beleggingscategorie) een minderheidsaandeel in een beleggingsfonds heeft, kunt u (of -indien van toepassing- uw fiduciair beheerder) bij de selectie van het beleggingsfonds rekening houden met de manier waarop het fonds rapporteert over ESG-beleid. Indien een rapportageverplichting over de uitvoering van ESG-beleid door een externe dienstverlener, zoals ESG-dataleveranciers of ESG-engagement providers, al onderdeel uit maakt van de dienstverlening zelf, hoeft de uitbestedingsovereenkomst op dit punt niet te worden aangepast.

Hieronder vindt u per artikel van het IMVB-Convenant:

  • De naam van het document waar u de betreffende (voorbeeld)tekst kunt opnemen;
  • Een toelichting op de criteria uit de convenantstekst;
  • Bijpassende voorbeeldteksten, rekening houdend met de karakteristieken van verschillende pensioenfondsen.

De artikelen beschrijven wat de Deelnemende Pensioenfondsen op moeten nemen ten behoeve van de monitoring in de rapportagevereisten met externe dienstverleners. Dit zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen drie jaar na inwerkingtreding van het convenant.

  • Art. 5.1a De voortgang van de uitvoering van het ESG-beleid van de betreffende Externe Dienstverlener en/of het ESG-Beleid van het betreffende Deelnemende Pensioenfonds.
    Document

    Rapportagevereisten/SLA

    Toelichting

    Als u uw eigen verantwoord beleggen beleid laat uitvoeren door een (of meerdere) Externe Dienstverlener(s) kunt u in de rapportageverplichtingen van die Externe Dienstverlener(s) laten opnemen dat zij over de voortgang van de uitvoering van uw ESG-beleid dienen te rapporteren.

    De OESO Due Diligence Handreiking voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (zie hier): zie p.88 van de Due Diligence Handreiking).

    Guiding Principles UNGP Reporting Framework
    Als u uw eigen rapportage baseert op de Guiding Principles van het UNGP Reporting Framework, dan is het logisch dat Externe Dienstverleners ook op basis hiervan rapporteren. Zie https://www.ungpreporting.org/framework-guidance/.

    Voorbeeldtekst

    “[naam Externe Dienstverlener] dient op kwartaalbasis te rapporteren over de voortgang van de uitvoering van [naam ESG-beleid van uw fonds]”.

    “[naam Externe Dienstverlener] dient op kwartaalbasis te rapporteren over de voortgang van uitvoering van [naam ESG-beleid van uw Externe Dienstverleners]”.

  • Art. 5.1b De ESG risico-identificatie methodologie van de Externe Dienstverlener en bevindingen over de negatieve impact die geïdentificeerd is in de Beleggingscategorieën.
    Document

    Rapportagevereisten/SLA

    Toelichting

    Dit onderdeel van de monitoring van uitbesteding is van toepassing op Externe Dienstverleners die ESG-risico’s dienen te identificeren, zoals fiduciair beheerders, vermogensbeheerders en ESG-dataleveranciers.
    In aanvulling op artikel 5.1a kunt u voor deze Externe Dienstverleners in de rapportagevereisten een tekst opnemen zoals in het voorbeeld hieronder.
    Voor Externe Dienstverleners waarbij ESG risico-identificatie geen onderdeel uitmaakt van de dienstverlening, zoals sommige ESG-engagement providers die alleen engagement uitvoeren voor al geselecteerde bedrijven en ESG-risico’s, is deze rapportageverplichting niet van toepassing.

    Voorbeeldtekst

    “Daarbij dient de betreffende partij(-en) met betrekking tot de relevante verleende diensten ten minste te rapporteren over:

    • De methode die gebruikt is om potentiële en daadwerkelijke negatieve ESG-impacts te identificeren;
    • Potentiële en daadwerkelijke negatieve ESG-impacts die geïdentificeerd zijn binnen uw verschillende beleggingsportefeuilles”
  • Art. 5.1c Informatie over hoe de Externe Dienstverlener namens het Deelnemende Pensioenfonds getracht heeft negatieve impact van activiteiten in de Beleggingscategorieën te voorkomen en/of te mitigeren en/of te stimuleren om herstel en/of verhaal te bieden.
    Document

    Rapportagevereisten/SLA

    Toelichting

    In aanvulling op artikel 5.1a kunt u de onder voorbeeldtekst opgenomen elementen in de rapportagevereisten opnemen.

    Voorbeeldtekst
    • “Ondernemingen/ activiteiten die worden uitgesloten van het beleggingsuniversum;
    • Ondernemingen/ activiteiten waarmee engagement is gevoerd;
    • De SMART doelstelling(en) van engagement per onderneming/activiteit (inclusief het bieden van herstel en/of verhaal indien van toepassing);
    • De voortgang van lopende engagementtrajecten;
    • De resultaten van afgeronde engagementtrajecten;
    • Beslissingen die genomen zijn en bijbehorende motivering m.b.t. (tijdelijke) vermindering van beleggingen of desinvesteringen, en hoe mogelijke negatieve impacts voor benadeelden daarvan zijn meegewogen.”
  • Art. 5.1d Informatie over de op basis van de ernst van de negatieve impact geprioriteerde beursgenoteerde ondernemingen, waarbij het aanwenden van invloed binnen het daarvoor gestelde tijdspad niet heeft geleid tot voldoende voortgang.
    Document

    Rapportagevereisten/SLA

    Toelichting

    In aanvulling op artikel 5.1a kunt u de onder voorbeeldtekst opgenomen elementen in de rapportagevereisten opnemen.

    Voorbeeldtekst
    • “Ondernemingen/ activiteiten die worden uitgesloten van het beleggingsuniversum;
    • Ondernemingen/ activiteiten waarmee engagement is gevoerd;
    • De SMART doelstelling(en) van engagement per onderneming/activiteit (inclusief het bieden van herstel en/of verhaal indien van toepassing);
    • De voortgang van lopende engagementtrajecten;
    • De resultaten van afgeronde engagementtrajecten;
    • Beslissingen die genomen zijn en bijbehorende motivering m.b.t. (tijdelijke) vermindering van beleggingen of desinvesteringen, en hoe mogelijke negatieve impacts voor benadeelden daarvan zijn meegewogen.”